Najstresniji mjesec za SUMIT prolazi bez zastoja u e-Upisima

Ljeto je za većinu maturanata, učenika i budućih studenata vrijeme donošenja važnih odluka o nastavku obrazovanja. Istodobno, za Centar za informacijske tehnologije Sveučilišta u Mostaru (SUMIT) to je jedno od najzahtjevnijih razdoblja u godini. Kroz sustav e-Upisi u svega nekoliko tjedana prolaze tisuće prijava za upise na Sveučilište u Mostaru te u srednje škole u više županija, a iza procesa koji korisnicima traje svega nekoliko minuta stoji tim koji mjesecima priprema sustav i brine da svaki upis prođe bez poteškoća.

Pomoćnik rektora za nastavu i studente Sveučilišta u Mostaru prof. dr. sc. Goran Šunjić ističe kako je digitalizacija upisnog procesa značajno unaprijedila funkcioniranje Sveučilišta. “Studentima je postupak prijave, praćenje razredbenog postupka i rezultata natječaja učinio jednostavnijim i dostupnijim jer sve relevantne informacije imaju na jednom mjestu. Za administraciju Sveučilišta, točnije referade ustrojbenih jedinica i sveučilišnog odjela, digitalizacija upisnog procesa vratila je osmijeh na lice, smanjila nepotrebne obveze i stres, dala im na dignitetu, napose na važnosti jer sada samo lagano kontroliraju proces. Istina, odgovornost zbog toga im nije manja jer i kontrola procesa vrlo je bitna iz niza razloga“, kazao je Šunjić. Prema njegovim riječima, najveće prednosti sustava e-Upisi su jasan i moderan način prijave na studijske programe, mogućnost praćenja statusa prijave u svakom trenutku, povezanost sa sveučilišnim informacijskim sustavom ISS BI, čime se dodatno unapređuje upravljanje studentskim podacima, a e-Upisi za buduće studente potaknuli su i doradu slične aplikacije za upis studenata na starije godine studija.

Govoreći o ovogodišnjim upisima, Šunjić naglašava kako mu broj upisanih nije najvažnije mjerilo uspjeha. „Moja očekivanja uvijek su ista. Ne zanima me masovnost, nego kvaliteta. Očekujem da će upisne kvote biti popunjene kroz srpanjski i rujanski razredbeni ciklus. Glavni argument za takva očekivanja je stabilna financijska situacija na Sveučilištu koja je pridonijela značajnom povećanju broja kandidata za upis koji će biti oslobođen plaćanja školarine. Uvjeren sam da rezultat toga bude veća kvaliteta. Takav trend treba zadržati i razvijati kako bi došli do istinske izvrsnosti na našem Sveučilištu. Vjerujem da će cijeli proces proći brzo, transparentno i bez značajnijih poteškoća, čime ćemo dodatno potvrditi Sveučilište u Mostaru kao jednog od predvodnika digitalizacije upisnih procesa u Bosni i Hercegovini“, naglasio je Šunjić uz zaključak kako je potrebno riješiti problem naknadnog upisa, odnosno da Sveučilište jasno i treba donijeti odluku nakon kojeg datuma nema više upisa na studijske programe u aktualnoj akademskoj godini.

Tehnička pozadina procesa

Kako bi takav sustav funkcionirao bez zastoja, potrebna je ozbiljna tehnička priprema. Ivan Ostojić iz SUMIT-a objašnjava kako najveći izazov zapravo nije broj korisnika. „Stabilnost sustava nije najveći izazov jer raspolažemo snažnom serverskom infrastrukturom i višestrukim razinama optimizacije pa sustav može podnijeti i znatno veći broj korisnika.“ Mnogo zahtjevnijim smatra složenost samog procesa. „Radimo različite vrste upisa, od osnovnih i srednjih škola do fakulteta, za različite institucije i županije. Svaka od njih ima svoja pravila, način bodovanja i posebnosti, zbog čega je važno svaki scenarij unaprijed predvidjeti, testirati i podržati u sustavu“, naglašava Ostojić.

Osim tehničke složenosti, presudni su i kratki rokovi u kojima se odvija cijeli proces. „Najveći izazov nije samo veliko opterećenje, nego činjenica da su rokovi kratki i da je cijeli proces vrlo osjetljiv. Zato kontinuirano pratimo sustav i odmah reagiramo na svaku nepravilnost kako nijedan korisnik ne bi imao problem tijekom upisa.“ Ovogodišnje nadogradnje sustava prvenstveno su usmjerene na one koji svakodnevno administriraju upisne procese. „Automatizirali smo niz procesa kako bismo koordinatorima olakšali svakodnevni rad. Unaprijedili smo pretrage i prikaz informacija, ali i administrativne alate pa sada jednostavnije otvaraju nove rokove, postavljaju kvote i pragove, definiraju termine prijemnih ispita te šalju automatske obavijesti korisnicima“, istaknuo je Ostojić.

Tehnička podrška

Kada upisni rokovi započnu, tehnička podrška postaje prva adresa za sve korisnike kojima je potrebna pomoć. Samo u prvom tjednu prijava bilo je više od 200 e-mailova, preko 80 zahtjeva kroz sustav tehničke podrške kao i dostupnost na telefonskoj liniji. Josip Doko iz SUMIT-a kaže kako se najveći broj upita odnosi na pristup korisničkim računima. „Velik broj učenika već ima EduID korisnički račun kroz sustave eŠkole i eMatica, ali često nisu svjesni da račun postoji ili ne znaju svoje pristupne podatke. Najčešći zahtjevi zato se odnose na resetiranje lozinke, provjeru korisničkog imena i ponovno uspostavljanje pristupa sustavu.“ Korisnici se često obraćaju i zbog pogrešno unesene e-mail adrese, pitanja o potrebnoj dokumentaciji ili načinu učitavanja dokumenata, no Doko ističe kako je sustav razvijen tako da korisnike vodi kroz cijeli postupak. „Proces e-Upisa osmišljen je tako da bude jednostavan i intuitivan pa većina korisnika, nakon uspješne prijave, bez poteškoća prolazi sve korake.“

Za tehničku podršku upravo su ljetni mjeseci najdinamičnije razdoblje godine. Istodobno se odvijaju upisi na Sveučilište, upisi u srednje škole u više županija, objavljuju se rang-liste i otvaraju novi upisni rokovi. „Radni dan tada podrazumijeva kontinuiranu komunikaciju s učenicima, roditeljima, studentima, školama i fakultetima, rješavanje tehničkih poteškoća i stalno praćenje rada sustava. Najveće zadovoljstvo je vidjeti da velik broj korisnika uspješno završi upis bez potrebe za dolaskom na šaltere i dodatnom administracijom“, naglasio je Doko. Budućim studentima, učenicima i roditeljima savjetuje da se na vrijeme informiraju, provjere pristupne EduID podatke i unaprijed pripreme svu potrebnu dokumentaciju.

„Većina poteškoća može se izbjeći pravovremenom pripremom i pažljivim praćenjem uputa. Uz malo organizacije cijeli se postupak može završiti brzo, sigurno i bez nepotrebnog stresa“, zaključuje Doko.

Dok korisnici vide tek nekoliko klikova na ekranu, iza svakog uspješno završenog e-Upisa stoje mjeseci pripreme, brojna testiranja i tim stručnjaka koji tijekom najintenzivnijeg razdoblja godine radi kako bi tisuće prijava svakodnevno prolazile kroz sustav brzo, sigurno i bez zastoja.